Kromě odborné způsobilosti je klíčovou dovedností překladatele a tlumočníka komunikace se zákazníkem.
Aktivní komunikace se zákazníky je mnoha překladateli podceňována a to se následně odráží nejen v konkrétním obchodním vztahu, ale v i pohledu zákazníků na celou překladatelskou profesi. Překladatel přitom začíná svoji práci ve velmi těžké pozici; zákazník práci překladatele často nerozumí, nedoceňuje ji, jsou to pro něj náklady "navíc" a jeho ochota věnovat překladu svůj čas je omezená. O to více musí překladatel sám aktivně se zákazníkem komunikovat a řídit průběh zakázky; pokud tak neučiní, může dojít k problémům.
Registr překladatelských firem si klade za cíl zdůrazňovat překladatelům nutnost aktivní komunikace se zákazníkem a tím zvyšovat prestiž překladatelské profese, předcházet konfliktům mezi klientem a překladatelem a zlepšovat celkovou atmosféru v oblasti služeb. Proto Registr překladatelských firem oceňuje překladatele, tlumočníky a překladatelské agentury (dále jen "překladatele"), kteří nejenže jsou odborníky ve své profesi, ale mají i zájem na příkladných vztazích se svými klienty a snaží se o to perfektní komunikací, která začíná rychlou a srozumitelnou odpovědí na poptávku. Udělení statusu Garantovaný překladatel je spojeno se souhlasem s níže uvedeným Kodexem komunikace se zákazníkem:
- Překladatel dbá na své dobré jméno, dobré jméno Registru překladatelských firem a celé překladatelské profese.
- Překladatel o sobě a své práci ve svém profilu uvádí co nejvíce informací, zvláště pak informace o svém vzdělání a praxi, ukázky překladů nebo tlumočení a své reference.
- Překladatel si je vědom, že na jeho práci často závisí úspěch úsilí jeho zákazníka, proto přistupuje k práci zodpovědně.
- Překladatel si je vědom, že on sám, nikoliv zákazník, má překladatelské know-how a podmínky své práce si sám stanovuje formou obchodních podmínek; je tedy za zakázku zodpovědný. Na rozdíl od zákazníka ví, kolik času na překlad potřebuje, jaké podklady potřebuje a zná cenu své práce.
- Překladatel vyvine maximální snahu, aby vybíral alespoň 1x denně e-mail a volal zpět na nepřijaté hovory, aby zjistil, jestli zákazník nečeká na jeho odpověď.
- Překladatel se zákazníkem komunikuje. To znamená, že i když je vytížen, tak odpovídá na poptávky zákazníků alespoň jedním řádkem v e-mailu (např. nyní jsem vytížen, kalkulaci dodám příští týden ve středu apod.) nejpozději do 24 hodin od obdržení poptávky, aby zákazník nezůstal bez odezvy a mohl se rozhodnout, zda počká nebo bude kontaktovat jiného překladatele.
- Pokud překladatel nechce nebo nemůže zakázku poslanou přes kontaktní formulář přijmout, zdá se mu nezajímavá nebo pro něj nevhodná, ihned o tom uvědomí zákazníka pomocí tlačítka „Odmítnout zakázku“. Zákazníkovi je tím okamžitě odeslán slušný e-mail, že překladatel nemůže zakázku přijmout.
- Pokud překladatel není k dispozici více dní, oznámí zákazníkům na titulní straně své prezentace, že v této době nepřijímá zakázky.
- Překladatel si je vědom, že zákazník je v oboru překladů zpravidla laik a má proto často naivní či zkreslené představy o práci překladatele a postupech vedoucích k úspěšné realizaci zakázky. Proto mu trpělivě a s nadhledem potřebné věci vysvětlí nebo má připraveny materiály, které zákazníkovi postupy objasní.
- Překladatel je vstřícný. Neznamená to, že musí splnit jakékoliv přání zákazníka, ale že jedná nad rámec běžného obchodního styku, snaží se pochopit potřebu zákazníka a pokud je schopen ji naplnit, vyjít mu vstříc srozumitelnou nabídkou.
- Součástí cenové nabídky jsou stručné a přehledné obchodní podmínky. Překladatel se přesvědčí, že zákazník nemá nereálná očekávání ohledně ceny, kvality, termínu atd., která by později mohla být důvodem sporu. Překladatel podmínky své práce a svoji nabídku zasílá písemně (e-mailem), aby mohl doložit, že zákazníka řádně informoval.
- Překladatel si je vědom svého know-how, a i když jsou představy a požadavky zákazníka irelevantní a zcestné, na zákazníka se nepovyšuje a nejedná s ním arogantně, ale trpělivě se snaží zákazníka uvést do reality nebo zakázku odmítne.
- Pokud překladatel vyhodnotí, že komunikace se zákazníkem nevede ke konkrétní dohodě, dokáže říci zákazníkovi slušné „NE“ ještě před přijetím zakázky. Předchází tak nespokojenosti zákazníků, jejich stížnostem a dalším problémům.
- Překladatel (zvláště u větších zakázek) informuje klienta o průběhu zakázky ve vhodných časových intervalech, tak aby klient věděl, jak práce pokračuje a měl jistotu, že termín bude dodržen.
- Překladatel odevzdává práci včas a nepřijímá zakázky, o kterých tuší, že je nestihne realizovat.
- Překladatel má nastavenu kontrolu kvality své práce tak, aby odevzdával práci v kvalitě odpovídající přání zákazníka a povaze použití překladu.
Doporučte Registr překladatelských firem